Meldeschein im Hotel

Der Meldeschein gehört zu den lästigsten, aber unvermeidbaren Pflichten im Beherbergungsgewerbe. Jeder Gast, der bei dir übernachtet, muss erfasst werden – doch wer genau unterschreiben muss, welche Daten Pflicht sind und wie lange du sie aufbewahren musst, sorgt in der Praxis immer wieder für Unsicherheit. Hier die wichtigsten Punkte kompakt erklärt.

Warum der Meldeschein Pflicht ist

Die Meldescheinpflicht ergibt sich in Deutschland aus dem Bundesmeldegesetz (BMG). Beherbergungsbetriebe – Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, die gewerblich vermietet werden – müssen von jedem Gast bestimmte Daten erfassen und diese Meldescheine für Kontrollen der Behörden bereithalten. In Österreich regelt das die jeweilige landesrechtliche Meldegesetzgebung (häufig „Gästeblatt" genannt), in der Schweiz die kantonalen Beherbergungs- bzw. Meldevorschriften. Der Zweck ist überall ähnlich: Behörden sollen im Bedarfsfall nachvollziehen können, wer sich wo aufgehalten hat.

Wer muss den Meldeschein ausfüllen und unterschreiben?

Hier liegt der häufigste Irrtum. In Deutschland gilt seit der BMG-Reform 2015:

• Deutsche Staatsangehörige mit nur einer Wohnung müssen den Meldeschein nicht mehr eigenhändig unterschreiben – die Pflichtangaben muss der Betrieb trotzdem erfassen, nur die Unterschrift entfällt.
• Ausländische Gäste müssen den Meldeschein weiterhin persönlich ausfüllen und unterschreiben – unabhängig vom Wohnsitzland.
• Reisegruppen können über eine Sammelmeldung des Reiseveranstalters erfasst werden, sofern dieser die Verantwortung übernimmt.

In Österreich und der Schweiz gilt in der Praxis meist die strengere Regel: dort müssen grundsätzlich alle Gäste ab 14 bzw. 16 Jahren erfasst werden, unabhängig von der Staatsangehörigkeit. Prüfe die genaue Regelung im jeweiligen Bundesland/Kanton, da es regionale Unterschiede gibt.

Welche Angaben gehören auf den Meldeschein?

Auch wenn Formulare unterschiedlich aussehen, sind folgende Angaben in der Regel Pflicht:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Staatsangehörigkeit
• An- und Abreisedatum
• Bei ausländischen Gästen zusätzlich: Ausweis- oder Reisepassnummer

Wichtig: Der Betrieb darf sich den Ausweis zur Kontrolle zeigen lassen, in den meisten Fällen aber keine Kopie anfertigen und aufbewahren, sofern das Landesrecht das nicht ausdrücklich erlaubt bzw. der Gast nicht ausdrücklich einwilligt. Im Zweifel reicht das Abgleichen der Angaben mit dem Ausweis, ohne eine Kopie zu speichern.

Aufbewahrungsfristen & Datenschutz

Meldescheine müssen in Deutschland in der Regel ein Jahr nach Abreise des Gastes aufbewahrt werden, danach sind sie zu vernichten bzw. datenschutzkonform zu löschen. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, gilt zusätzlich die DSGVO: Die Daten dürfen ausschließlich für den gesetzlich vorgeschriebenen Zweck verwendet werden, nicht etwa für Marketing ohne separate Einwilligung. Bei digitaler Erfassung solltest du zudem auf eine Verarbeitung bei einem EU-Anbieter mit entsprechendem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) achten.

Digitaler Meldeschein statt Papierstapel

Viele kleine Hotels und Pensionen sammeln Meldescheine noch in Papierform in einem Ordner an der Rezeption – mühsam zu durchsuchen, leicht zu verlieren, schwer für eine Behördenkontrolle schnell auffindbar. Eine digitale Erfassung löst das:

• Online-Check-in vor Anreise – Gäste füllen die Pflichtangaben bereits vor der Ankunft am eigenen Smartphone aus.
• Direkt an der Buchung hinterlegt – kein separates Formular, das verloren gehen kann.
• Automatische Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, statt manuell Papier zu schreddern.
• Schnell auffindbar bei einer Kontrolle – Suche nach Name oder Zeitraum statt Ordner wälzen.

Häufige Fragen zum Meldeschein

Brauchen Kinder auch einen Meldeschein?

Das hängt vom Land ab. In Deutschland sind Kinder unter 16 Jahren von der Meldepflicht ausgenommen, wenn sie mit einem meldepflichtigen Elternteil reisen. In Österreich und der Schweiz variiert die Altersgrenze je nach Kanton/Bundesland – im Zweifel bei der örtlichen Meldebehörde nachfragen.

Reicht eine digitale Unterschrift statt Papierformular?

Ja, eine digital erfasste und vom Gast bestätigte Unterschrift ist grundsätzlich zulässig, solange alle Pflichtangaben vollständig erfasst werden und die Daten im geforderten Zeitraum abrufbar bleiben. Bei Unsicherheit lohnt eine kurze Rückfrage beim zuständigen Ordnungs- bzw. Meldeamt vor Ort.

Was passiert, wenn ich keine Meldescheine führe?

Das Fehlen oder unvollständige Führen von Meldescheinen kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und im Fall einer Kontrolle zu Bußgeldern führen. Da die Vorschriften je nach Bundesland/Kanton variieren, ersetzt dieser Artikel keine Rechtsberatung – im Zweifel bei der örtlichen Meldebehörde nachfragen.

← Zurück zum Ratgeber