Rechnung für eine Hotelübernachtung erstellen

Ob Geschäftsreisende, Firmenkunde oder Privatgast – früher oder später braucht jede Unterkunft eine korrekte Rechnung. Damit sie steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick.

Pflichtangaben einer Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält in der Regel:

• Vollständiger Name und Anschrift des Hotels und des Gastes
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum (An- und Abreise)
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. „3 Übernachtungen im Doppelzimmer“)
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Mehrwertsteuer bei Übernachtung und Frühstück

In Deutschland gilt für die reine Beherbergungsleistung der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Zusätzliche Leistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz unterliegen dagegen dem regulären Satz von 19 %. Auf einer Rechnung tauchen also oft mehrere Steuersätze gleichzeitig auf – diese sollten je Position klar ausgewiesen werden.

Hinweis: Steuersätze können sich ändern und je nach Land abweichen. Im Zweifel hilft die Steuerberatung weiter.

Die fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungsnummern müssen eindeutig und lückenlos fortlaufend sein. Ein eigener Nummernkreis pro Jahr (z. B. „2026-000001“) hat sich bewährt und bleibt übersichtlich. Wichtig: Keine Nummer doppelt vergeben und keine Lücken lassen.

Manuell oder per Software?

Rechnungen von Hand in Word zu schreiben ist fehleranfällig – gerade bei der fortlaufenden Nummer und mehreren Steuersätzen. Eine Software, die direkt aus der Buchung eine Rechnung erzeugt, spart Zeit und vermeidet Fehler.

Für die Übergabe an Steuerberater oder Buchhaltung bietet sich ein CSV-Export an – Stay-Board exportiert dafür bereits in DATEV-kompatibler Kodierung (Windows-1252, semikolongetrennt), auch wenn ein vollständiges DATEV-Buchungsstapel-Format mit Konto/Gegenkonto noch nicht enthalten ist.

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Regeln bis 250 Euro

Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) gelten in Deutschland vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV). Eine solche Kleinbetragsrechnung muss nicht zwingend Name und Anschrift des Empfängers, keine separate Netto-/Steuer-/Bruttoaufschlüsselung (ein Gesamtbetrag mit ausgewiesenem Steuersatz genügt) und keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.

Praktisch relevant ist das etwa beim Bar-Frühstück, einem Getränk aus der Minibar oder dem Verkauf kleiner Extras an der Rezeption. Sobald ein Gast jedoch eine vollständige Rechnung für die Firmenabrechnung benötigt, gilt immer das volle Regelwerk – unabhängig vom Betrag.

Firmenrechnung für Geschäftsreisende

Geschäftsreisende benötigen ihre Hotelrechnung in der Regel für die Spesenabrechnung beim Arbeitgeber. Damit sie steuerlich anerkannt wird, muss die Rechnung auf die Firma – nicht auf den Gast privat – ausgestellt sein. Das bedeutet konkret:

• Firmenname und vollständige Unternehmensanschrift statt Privatadresse des Gastes
• Alle Positionen klar getrennt aufgeführt: Übernachtung (7 %), Frühstück (19 %), sonstige Extras (19 %)
• Falls der Firmenkunde seine Umsatzsteuer-ID angibt: diese auf der Rechnung vermerken

Frage Firmenname und Adresse am besten beim Check-in ab, damit die Rechnung beim Check-out sofort korrekt ausgestellt werden kann. Nachträgliche Korrekturen kosten Zeit und erfordern eine formale Stornorechnung.

Stornierungen: Stornorechnung statt Löschen

Eine bereits ausgestellte Rechnung darf – auch bei Stornierung oder Fehler – nie einfach gelöscht oder überschrieben werden. Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller ausgestellten Rechnungen.

Der korrekte Weg: Du stellst eine Stornorechnung aus, die die ursprüngliche Rechnung explizit mit ihrer Nummer und dem ursprünglichen Betrag aufhebt. Danach kannst du bei Bedarf eine neue, korrigierte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellen. Dieser Prozess klingt aufwendig, ist aber sowohl steuerlich sauber als auch in einer guten Software mit zwei Klicks erledigt.

Aufbewahrungspflicht: Rechnungen 10 Jahre sichern

Als Hotelier bist du gesetzlich verpflichtet, alle ausgestellten Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abgabenordnung). Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Wichtig dabei: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und vor allem unveränderbar sein.

Ein einfaches Word-Dokument ist daher nicht geeignet – denn es lässt sich jederzeit verändern. Sichere deine Rechnungen als PDF/A (archivfähiges PDF) oder nutze eine Hotelsoftware mit integrierter Rechnungsarchivierung und Exportfunktion.

E-Rechnung 2025/2027: Was kommt auf Hotels zu?

Im B2B-Bereich (Rechnungen zwischen Unternehmen) ist seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 gilt für viele Unternehmen zudem die Pflicht, E-Rechnungen auch auszustellen (schrittweise nach Umsatzgröße).

Für Hotels bedeutet das konkret: Fordert ein Firmenkunde seine Hotelrechnung als strukturierte E-Rechnung (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD), muss diese Anforderung erfüllt werden. Für Privatgäste ändert sich vorerst nichts. Das Thema entwickelt sich schnell – es lohnt sich, die eigene Hotelsoftware daraufhin zu prüfen, ob sie E-Rechnungen exportieren kann.

Häufige Fragen zur Hotelrechnung

Muss jeder Gast eine Rechnung erhalten?

Privatgäste haben keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung. Wer jedoch eine verlangt – typischerweise Geschäftsreisende – muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben erhalten. Empfehlenswert ist es dennoch, für jeden Aufenthalt eine Rechnung zu erstellen, auch als Eigenbeleg für die Buchhaltung.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung vergessen habe?

Rechnungen können nachträglich ausgestellt werden. Als Ausstellungsdatum gilt das tatsächliche Datum der Ausstellung, nicht das Abreisedatum. Der Leistungszeitraum (An- und Abreisedatum) muss aber korrekt angegeben werden, damit die Rechnung den tatsächlichen Aufenthalt abbildet.

Muss die Rechnung auf Deutsch sein?

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht, Rechnungen auf Deutsch auszustellen. Für ausländische Gäste können Rechnungen auch auf Englisch oder einer anderen Sprache ausgestellt werden. Für die eigene Buchhaltung ist Deutsch praktischer, da das Finanzamt im Zweifel eine Übersetzung verlangen kann.

Mehr zu Reinigung und Zimmerplanung findest du im Ratgeber Housekeeping.

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