Créer une facture pour un séjour à l'hôtel

Que ce soit un voyageur d'affaires, un client entreprise ou un client privé – tôt ou tard, chaque établissement a besoin d'une facture correcte. Pour qu'elle soit reconnue fiscalement, certaines mentions obligatoires doivent y figurer. Voici les points essentiels en aperçu. Remarque : cet article se base sur les règles allemandes (le siège de Stay-Board) ; les exigences peuvent varier selon le pays.

Mentions obligatoires d'une facture

Une facture conforme contient généralement :

• Nom complet et adresse de l'hôtel et du client
• Numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire
• Date d'émission et période de prestation (arrivée et départ)
• Un numéro de facture continu et unique
• Quantité et nature de la prestation (par exemple « 3 nuits en chambre double »)
• Montant HT, taux de TVA, montant de TVA et montant TTC

TVA sur l'hébergement et le petit-déjeuner

En Allemagne, la prestation d'hébergement pure bénéficie du taux de TVA réduit de 7 %. Les prestations supplémentaires comme le petit-déjeuner, le minibar ou le parking sont en revanche soumises au taux normal de 19 %. Une facture peut donc souvent afficher plusieurs taux de TVA simultanément – ceux-ci doivent être clairement indiqués par ligne.

Remarque : les taux de TVA peuvent changer et varier selon le pays. En cas de doute, un expert-comptable peut vous aider.

Le numéro de facture continu

Les numéros de facture doivent être uniques et continus sans lacune. Une série de numérotation propre par année (par exemple « 2026-000001 ») a fait ses preuves et reste claire. Important : ne jamais attribuer un numéro deux fois et ne laisser aucune lacune.

Manuellement ou via un logiciel ?

Écrire des factures à la main dans Word est source d'erreurs – surtout pour le numéro continu et les taux de TVA multiples. Un logiciel qui génère une facture directement depuis la réservation fait gagner du temps et évite les erreurs.

Pour la transmission à l'expert-comptable ou à la comptabilité, un export CSV est pratique – Stay-Board exporte déjà dans un encodage compatible DATEV (Windows-1252, séparé par point-virgule), même si un format complet de lot d'écritures DATEV avec compte/contrepartie n'est pas encore inclus.

Facture de faible montant : règles simplifiées jusqu'à 250 euros

Pour les factures jusqu'à un montant total de 250 euros (TTC), des exigences simplifiées s'appliquent en Allemagne (§ 33 UStDV). Une telle facture de faible montant ne doit pas obligatoirement contenir le nom et l'adresse du destinataire, ni de détail séparé HT/TVA/TTC (un montant total avec le taux de TVA indiqué suffit), ni de numéro de facture continu.

Cela est pertinent en pratique par exemple pour le petit-déjeuner payé sur place, une boisson du minibar ou la vente de petits extras à la réception. Mais dès qu'un client a besoin d'une facture complète pour la note de frais de son entreprise, les règles complètes s'appliquent toujours – quel que soit le montant.

Facture d'entreprise pour les voyageurs d'affaires

Les voyageurs d'affaires ont généralement besoin de leur facture d'hôtel pour la note de frais auprès de leur employeur. Pour qu'elle soit reconnue fiscalement, la facture doit être établie au nom de l'entreprise – et non du client à titre privé. Concrètement, cela signifie :

• Nom de l'entreprise et adresse complète de l'entreprise au lieu de l'adresse privée du client
• Toutes les lignes clairement séparées : hébergement (7 %), petit-déjeuner (19 %), autres extras (19 %)
• Si le client entreprise indique son numéro de TVA intracommunautaire : le noter sur la facture

Demandez de préférence le nom et l'adresse de l'entreprise dès le check-in, afin que la facture puisse être établie correctement dès le check-out. Les corrections ultérieures prennent du temps et nécessitent une facture d'annulation formelle.

Annulations : facture d'annulation plutôt que suppression

Une facture déjà émise ne doit jamais être simplement supprimée ou écrasée – même en cas d'annulation ou d'erreur. L'administration fiscale attend une traçabilité complète de toutes les factures émises.

La bonne méthode : vous émettez une facture d'annulation qui annule explicitement la facture originale avec son numéro et son montant initial. Vous pouvez ensuite créer si besoin une nouvelle facture corrigée avec un nouveau numéro. Ce processus semble compliqué, mais il est à la fois correct fiscalement et réalisable en deux clics avec un bon logiciel.

Obligation de conservation : conserver les factures 10 ans

En tant qu'hôtelier, vous êtes légalement tenu de conserver toutes les factures émises pendant dix ans (§ 147 du code fiscal allemand, AO). Cela vaut aussi bien pour les documents papier que numériques. Important : les factures doivent rester lisibles et surtout inaltérables pendant toute la durée de conservation.

Un simple document Word n'est donc pas adapté – car il peut être modifié à tout moment. Conservez vos factures en PDF/A (PDF archivable) ou utilisez un logiciel hôtelier avec archivage et fonction d'export intégrés.

Facture électronique 2025/2027 : que doivent anticiper les hôtels ?

Dans le domaine B2B (factures entre entreprises), depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise en Allemagne est tenue de pouvoir recevoir des factures électroniques. À partir de 2027, de nombreuses entreprises seront également tenues d'émettre des factures électroniques (progressivement selon le chiffre d'affaires).

Pour les hôtels, cela signifie concrètement : si un client entreprise demande sa facture d'hôtel sous forme de facture électronique structurée (par exemple au format XRechnung ou ZUGFeRD), cette exigence doit être satisfaite. Pour les clients privés, rien ne change pour l'instant. Le sujet évolue rapidement – il vaut la peine de vérifier si votre logiciel hôtelier peut exporter des factures électroniques.

Questions fréquentes sur la facture d'hôtel

Chaque client doit-il recevoir une facture ?

Les clients privés n'ont pas de droit légal à une facture. Mais celui qui en demande une – typiquement les voyageurs d'affaires – doit recevoir une facture conforme avec toutes les mentions obligatoires. Il est néanmoins recommandé de créer une facture pour chaque séjour, aussi comme pièce justificative pour votre propre comptabilité.

Que se passe-t-il si j'ai oublié une facture ?

Les factures peuvent être émises ultérieurement. La date d'émission effective compte comme date de facturation, pas la date de départ. La période de prestation (dates d'arrivée et de départ) doit cependant être indiquée correctement, afin que la facture reflète le séjour réel.

La facture doit-elle être en allemand ?

En Allemagne, il n'existe aucune obligation légale d'émettre les factures en allemand. Pour les clients étrangers, les factures peuvent aussi être émises en anglais ou dans une autre langue. Pour votre propre comptabilité, l'allemand est plus pratique, car l'administration fiscale peut en cas de doute exiger une traduction.

Pour en savoir plus sur le nettoyage et la planification des chambres, consultez le Guide Housekeeping.

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