Booking.com & Airbnb mit dem Hotel-Kalender synchronisieren

Wer sein Hotel oder seine Pension auf Booking.com, Airbnb oder anderen Buchungsportalen listet, kennt das Problem: Eine Buchung kommt rein, und man muss sie zusätzlich manuell in den eigenen Kalender eintragen. Vergisst man das – oder merkt es zu spät – ist das Zimmer doppelt vergeben. Der Gast steht vor der Tür, und es gibt keinen Platz mehr.

Die Lösung heißt iCal-Synchronisation: Fast alle großen Buchungsplattformen bieten einen iCal-Link an, über den externe Kalender automatisch mit den Buchungsdaten befüllt werden können. Stay-Board liest diese Links regelmäßig aus – und trägt neue Buchungen selbstständig ein.

Was ist ein iCal-Feed?

iCal (auch .ics oder iCalendar) ist ein offener Standard für Kalenderdaten. Jedes Booking.com- oder Airbnb-Inserat hat einen eigenen iCal-Export-Link. Wer diesen Link in eine andere Software einbindet, bekommt dort automatisch alle Buchungsdaten angezeigt – inklusive neuer Buchungen und Stornierungen.

Der Vorteil gegenüber einem vollständigen Channel-Manager: Man braucht kein teures Drittanbieter-System. iCal-Links sind kostenlos verfügbar und funktionieren mit nahezu allen OTAs.

iCal-Link bei Booking.com abrufen

Booking.com bietet pro Zimmer einen eigenen iCal-Link an. So findest du ihn:

1. Melde dich im Booking.com Extranet an (extranet.booking.com).
2. Gehe zu Zimmer → wähle das gewünschte Zimmer aus.
3. Klicke auf Verfügbarkeit oder suche den Reiter Kalender synchronisieren / iCal exportieren.
4. Kopiere den angezeigten iCal-Link (beginnt mit https://admin.booking.com/hotel/hoteladmin/ical.html?...).

Für jedes Zimmer gibt es einen eigenen Link – verbinde also jedes Zimmer separat, um die Zuordnung im Belegungsplan korrekt zu halten.

iCal-Link bei Airbnb abrufen

1. Melde dich bei Airbnb an und gehe zu deinem Inserat.
2. Klicke auf Kalender und dann auf Verfügbarkeit.
3. Scrolle nach unten zu Kalender synchronisieren und wähle Kalender exportieren.
4. Kopiere den iCal-Link (endet auf .ics).

Weitere Plattformen

Der gleiche Prozess funktioniert bei allen OTAs, die einen iCal-Export anbieten – darunter Expedia, TripAdvisor, Vrbo und viele weitere. Suche in den Kalender- oder Verfügbarkeitseinstellungen nach Begriffen wie „Kalender exportieren", „iCal", „.ics-Link" oder „Synchronisieren".

Kanal-Anbindung in Stay-Board einrichten

Sobald du den iCal-Link kopiert hast, richtest du die Verbindung in Stay-Board in wenigen Schritten ein:

Wie funktioniert der automatische Sync?

Stay-Board liest jeden konfigurierten iCal-Link dreimal täglich aus – um 06:00, 12:00 und 18:00 Uhr. Neue Buchungen werden dabei direkt in den Belegungsplan eingetragen. Stornierungen werden erkannt und automatisch gelöscht. Darüber hinaus kannst du jederzeit manuell einen Sync auslösen, wenn du eine sofortige Aktualisierung benötigst.

Stay-Board prüft dabei auch auf Überschneidungen: Ist ein Zeitraum bereits durch eine andere Buchung belegt, wird die importierte Buchung übersprungen – du bekommst einen Hinweis im Sync-Protokoll.

Doppelbuchungen vermeiden

Die häufigste Ursache für Doppelbuchungen ist eine zeitliche Lücke: Zwischen dem Moment, in dem eine Buchung auf dem Portal eingeht, und dem Moment, in dem sie manuell in den eigenen Kalender eingetragen wird, kann das Zimmer noch einmal vergeben werden. Mit einer automatischen Kanal-Anbindung schrumpft dieses Zeitfenster auf maximal wenige Stunden – der nächste geplante Sync holt die Buchung ab.

Für maximale Sicherheit empfiehlt es sich, alle Buchungskanäle über Stay-Board zu koordinieren und Direktbuchungen direkt im System anzulegen. So hat Stay-Board immer den vollständigen Überblick und kann Überschneidungen erkennen.

Sync-Status im Blick behalten

In der Übersicht der Kanal-Anbindungen siehst du für jede Verbindung, wann zuletzt synchronisiert wurde und wie viele Buchungen dabei importiert wurden. Fehler – etwa ein ungültiger iCal-Link – werden ebenfalls angezeigt, sodass du schnell reagieren kannst.

Häufige Fragen

Werden auch Stornierungen automatisch übernommen?

Ja. Wenn eine Buchung auf der Plattform storniert wird, verschwindet sie beim nächsten Sync auch aus Stay-Board. Du musst nichts manuell löschen.

Kann ich mehrere Zimmer von derselben Plattform anbinden?

Ja – jede Anbindung ist ein eigener Eintrag mit eigenem iCal-Link und eigener Zimmerzuweisung. Du kannst also für jedes Zimmer auf Booking.com und Airbnb eine separate Verbindung anlegen.

Was passiert, wenn der iCal-Link nicht erreichbar ist?

Stay-Board protokolliert den Fehler und zeigt ihn im Sync-Status an. Bestehende Buchungen bleiben unberührt – es werden nur keine neuen importiert, bis der Link wieder funktioniert.

Ist die Kanal-Anbindung in allen Plänen enthalten?

Die Kanal-Anbindungen sind ein optionales Modul für 5 € pro Monat je Hotel und können jederzeit hinzugebucht werden. Die Übrigen Funktionen von Stay-Board bleiben davon unberührt.

Mehr zu Preisen und Modulen findest du auf der Pläne-Seite. Informationen zur automatischen Reinigungsorganisation gibt es im Ratgeber Housekeeping.

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