Sincronizzare Booking.com e Airbnb con il planning

Chi offre il proprio hotel o la propria pensione su Booking.com, Airbnb o altri portali conosce il problema: arriva una prenotazione e bisogna riportarla a mano anche nel proprio calendario. Se lo si dimentica – o ce ne si accorge troppo tardi – la camera è prenotata due volte. Un ospite si presenta alla porta e non c'è una camera libera.

La soluzione è la sincronizzazione iCal: quasi tutti i grandi portali offrono un link iCal con cui calendari esterni ricevono automaticamente i dati delle prenotazioni. Stay-Board legge questi link a intervalli regolari e aggiunge automaticamente le nuove prenotazioni.

Che cos'è un feed iCal?

iCal (detto anche .ics o iCalendar) è uno standard aperto per i dati di calendario. Ogni annuncio su Booking.com o Airbnb ha il proprio link di esportazione iCal. Chi collega questo link a un'altra applicazione vede lì automaticamente tutte le prenotazioni – comprese nuove prenotazioni e cancellazioni.

Il vantaggio rispetto a un channel manager completo: non serve un costoso sistema di terze parti. I link iCal sono disponibili gratuitamente e funzionano con quasi tutti i portali.

Ottenere il link iCal da Booking.com

Booking.com fornisce un link iCal separato per ogni camera. Ecco dove trovarlo:

1. Accedi all'Extranet di Booking.com (extranet.booking.com).
2. Vai su Camere → seleziona la camera desiderata.
3. Clicca su Disponibilità o cerca la scheda Sincronizza calendario / Esporta iCal.
4. Copia il link iCal mostrato (inizia con https://admin.booking.com/hotel/hoteladmin/ical.html?...).

Ogni camera ha il proprio link – collega ogni camera separatamente, così l'assegnazione nel planning resta corretta.

Ottenere il link iCal da Airbnb

1. Accedi ad Airbnb e apri il tuo annuncio.
2. Clicca su Calendario e poi su Disponibilità.
3. Scorri fino a Sincronizza calendari e scegli Esporta calendario.
4. Copia il link iCal (termina con .ics).

Altri portali

Lo stesso procedimento funziona con tutti i portali che offrono un'esportazione iCal – tra cui Expedia, TripAdvisor, Vrbo e molti altri. Cerca nelle impostazioni di calendario o disponibilità termini come „Esporta calendario“, „iCal“, „link .ics“ o „Sincronizza“.

Configurare il collegamento in Stay-Board

Una volta copiato il link iCal, configuri il collegamento in Stay-Board in pochi passaggi:

L'app Stay-Board è disponibile in tedesco, inglese e francese; i nomi dei menu qui sopra sono tradotti per orientarti.

Come funziona la sincronizzazione automatica?

Stay-Board legge ogni link iCal configurato una volta all'ora – allo scoccare dell'ora. Le nuove prenotazioni finiscono direttamente nel planning. Le cancellazioni vengono riconosciute e rimosse automaticamente. Puoi anche avviare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento se ti serve un aggiornamento immediato.

Stay-Board controlla anche le sovrapposizioni: se un periodo è già occupato da un'altra prenotazione, la prenotazione importata viene saltata e ricevi un avviso nel registro di sincronizzazione.

Evitare le doppie prenotazioni

La causa più comune delle doppie prenotazioni è un intervallo di tempo: tra l'arrivo della prenotazione sul portale e il suo inserimento manuale nel proprio calendario, la camera può essere prenotata di nuovo. Con un collegamento automatico questa finestra si riduce al massimo a un'ora – la successiva sincronizzazione programmata recupera la prenotazione.

Per la massima sicurezza conviene gestire tutti i canali tramite Stay-Board e inserire le prenotazioni dirette direttamente nel sistema. Così Stay-Board ha sempre il quadro completo e può riconoscere eventuali sovrapposizioni.

Esportare il proprio calendario (niente doppie prenotazioni in entrambe le direzioni)

L'importazione risolve solo una direzione: Stay-Board conosce le prenotazioni di Booking.com/Airbnb, ma non viceversa – le prenotazioni dirette (telefono, sito web) restano sconosciute ai portali, dove la camera potrebbe quindi essere ancora prenotabile. Per questo ogni camera in Stay-Board ha anche un proprio URL di esportazione anonimizzato.

Come configurare l'esportazione:

1. Apri Collegamenti ai portali in Stay-Board e scorri fino alla sezione „Esporta il tuo calendario“.
2. Copia l'URL mostrato per la camera desiderata.
3. Aggiungi l'URL su Booking.com/Airbnb nello stesso punto in cui hai trovato il link iCal per l'importazione – di solito in „Sincronizza calendari“ → „Importa calendario esterno“.
4. Fatto: le prenotazioni dirette e quelle già importate in Stay-Board appariranno lì automaticamente come bloccate.

Se un URL di esportazione è stato condiviso per errore, puoi rigenerarlo in qualsiasi momento nella stessa sezione – il vecchio URL smette subito di funzionare (dovrai poi aggiornarlo anche sul portale).

Tenere d'occhio lo stato della sincronizzazione

Nella panoramica dei collegamenti vedi per ciascuno quando è avvenuta l'ultima sincronizzazione e quante prenotazioni sono state importate. Anche gli errori – ad esempio un link iCal non valido – vengono mostrati, così puoi reagire rapidamente.

Domande frequenti

Le cancellazioni vengono rimosse automaticamente?

Sì. Se una prenotazione viene cancellata sul portale, scompare da Stay-Board alla sincronizzazione successiva. Non devi cancellare nulla a mano.

Posso collegare più camere dello stesso portale?

Sì – ogni collegamento è una voce separata con il proprio link iCal e la propria camera. Puoi creare un collegamento per ogni camera su Booking.com e Airbnb.

Cosa succede se il link iCal non è raggiungibile?

Stay-Board registra l'errore e lo mostra nello stato della sincronizzazione. Le prenotazioni esistenti restano invariate – le nuove non vengono importate finché il link non funziona di nuovo.

Posso evitare le doppie prenotazioni anche nell'altra direzione?

Sì. Oltre all'importazione, ogni camera ha un proprio URL di esportazione anonimizzato (senza nomi né contatti degli ospiti). Aggiungilo su Booking.com/Airbnb come calendario esterno e le prenotazioni dirette appariranno lì automaticamente come bloccate – vedi la sezione „Esportare il proprio calendario“ qui sopra.

I collegamenti ai portali sono inclusi in tutti i piani?

I collegamenti ai portali sono un modulo opzionale da 5 € al mese per hotel e si possono aggiungere in qualsiasi momento; nei piani Hotel e Business Hotel sono già inclusi. Tutte le altre funzioni di Stay-Board restano invariate.

Altro su prezzi e moduli nella pagina dei prezzi. Per consigli sulle pulizie vedi la guida all'housekeeping.

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