Registrazione degli ospiti in hotel

La scheda di registrazione degli ospiti (in Germania „Meldeschein“) è uno degli obblighi più noiosi ma inevitabili del settore ricettivo. Ogni ospite che pernotta va registrato – ma chi deve firmare esattamente, quali dati sono obbligatori e per quanto tempo vanno conservati genera spesso incertezza. Qui i punti principali in breve. Nota: l'articolo si concentra sull'obbligo tedesco; Austria e Svizzera hanno regole proprie con scopo simile (spesso „Gästeblatt“) – vedi sotto.

Perché la registrazione degli ospiti è obbligatoria

In Germania l'obbligo deriva dalla legge federale sulla registrazione anagrafica (Bundesmeldegesetz, BMG). Le strutture ricettive – hotel, pensioni, appartamenti vacanza affittati a titolo commerciale – devono registrare determinati dati di ogni ospite e tenere le schede a disposizione per i controlli delle autorità. In Austria la materia è regolata dalle leggi sulla registrazione dei singoli Länder (spesso „Gästeblatt“), in Svizzera dalle norme cantonali su alloggio e notifica. Lo scopo è ovunque simile: le autorità devono poter ricostruire, se necessario, chi ha soggiornato dove.

Chi deve compilare e firmare la scheda?

Qui si trova il malinteso più comune. In Germania, dalla riforma del BMG del 2015:

• I cittadini tedeschi con una sola residenza non devono più firmare a mano la scheda – la struttura deve comunque registrare i dati obbligatori, cade solo la firma.
• Gli ospiti stranieri devono ancora compilare e firmare personalmente la scheda – indipendentemente dal paese di residenza.
• I gruppi turistici possono essere registrati con una notifica collettiva dell'organizzatore, se questi se ne assume la responsabilità.

In Austria e in Svizzera nella pratica vale di solito la regola più rigida: in genere vanno registrati tutti gli ospiti dai 14 o 16 anni in su, indipendentemente dalla nazionalità. Verifica la regola esatta del Land o del cantone, perché ci sono differenze regionali.

Quali dati vanno sulla scheda?

Anche se i moduli sono diversi, di norma sono obbligatori i seguenti dati:

• Nome e cognome
• Data di nascita
• Indirizzo (via, CAP, località, paese)
• Cittadinanza
• Data di arrivo e di partenza
• Per gli ospiti stranieri inoltre: numero del documento d'identità o del passaporto

Importante: la struttura può chiedere di vedere il documento per verificarlo, ma nella maggior parte dei casi non può farne e conservarne una copia, a meno che la legge locale lo preveda esplicitamente o l'ospite acconsenta espressamente. Nel dubbio basta confrontare i dati con il documento senza conservarne una copia.

Conservazione e protezione dei dati

In Germania le schede vanno di norma conservate per un anno dopo la partenza dell'ospite e poi distrutte o cancellate nel rispetto della privacy. Trattandosi di dati personali vale anche il GDPR: i dati possono essere usati solo per lo scopo previsto dalla legge, non ad esempio per il marketing senza un consenso separato. Per la registrazione digitale assicurati inoltre che il trattamento avvenga presso un fornitore nell'UE o in Svizzera con un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Registrazione digitale invece di pile di carta

Molti piccoli hotel e pensioni raccolgono ancora le schede su carta in un raccoglitore alla reception – scomodo da consultare, facile da perdere, difficile da trovare in fretta durante un controllo. La registrazione digitale risolve il problema:

• Check-in online prima dell'arrivo – gli ospiti compilano i dati obbligatori sul proprio smartphone prima di arrivare.
• Allegata direttamente alla prenotazione – nessun modulo separato che può andare perso.
• Cancellazione automatica alla scadenza del periodo di conservazione previsto dalla legge, invece di distruggere la carta a mano.
• Rapida da trovare durante un controllo – ricerca per nome o periodo invece di sfogliare raccoglitori.

Domande frequenti sulla registrazione degli ospiti

Anche i bambini hanno bisogno della scheda?

Dipende dal paese. In Germania i minori di 16 anni sono esenti dall'obbligo se viaggiano con un genitore soggetto all'obbligo. In Austria e in Svizzera il limite di età varia da Land a Land e da cantone a cantone – nel dubbio chiedi all'ufficio competente. In Italia vanno comunicati tutti gli ospiti, compresi i minori.

Una firma digitale basta al posto del modulo cartaceo?

Sì, in genere è ammessa una firma raccolta in digitale e confermata dall'ospite, purché tutti i dati obbligatori siano completi e restino consultabili per il periodo richiesto. Nel dubbio conviene una breve verifica con l'ufficio competente.

Cosa succede se non conservo le schede?

Schede mancanti o incomplete possono costituire un illecito amministrativo e portare a sanzioni in caso di controllo. Poiché le regole variano da paese, Land e cantone, questo articolo non sostituisce una consulenza legale – nel dubbio chiedi all'ufficio competente.

← Torna alla guida