Condizioni di cancellazione e no-show
Cosa deve l’ospite in caso di cancellazione o mancato arrivo, come sono fatte condizioni eque – e come rendere i no-show più rari.
Nota: questo articolo descrive il diritto tedesco, che vale per molti nostri clienti. In Italia e in Svizzera valgono regole proprie – i consigli pratici però valgono ovunque. In caso di dubbio rivolgiti a un consulente legale.
Un ospite disdice due giorni prima o semplicemente non arriva: per una piccola struttura ogni notte vuota pesa. Questa guida spiega la situazione giuridica in Germania, mostra condizioni di cancellazione collaudate e dà consigli per evitare le perdite.
La regola di base: prenotato è prenotato
Con la conferma della prenotazione nasce un contratto d’alloggio vincolante per entrambe le parti. L’ospite non ha un diritto di legge a cancellare gratis. Per i soggiorni in date fisse non esiste nemmeno un diritto di recesso come negli acquisti online (in Germania § 312g c. 2 n. 9 BGB; un’esclusione analoga esiste anche nel Codice del consumo italiano).
Se l’ospite disdice o non arriva, deve in linea di principio il prezzo concordato. Vanno però detratti:
- le spese risparmiate – ciò che non spendi perché la camera resta vuota (colazione, pulizia, biancheria, energia);
- gli incassi da una nuova locazione – se riaffitti la camera, va scalato. Devi impegnarti seriamente a farlo.
Forfait usuali in Germania
La giurisprudenza tedesca ha fissato dei forfait. L’ospite di norma paga:
- 90% del prezzo per il solo pernottamento (anche casa vacanze)
- 80% con colazione
- 70% in mezza pensione
- 60% in pensione completa
Se l’ospite dimostra che hai risparmiato di più, paga meno.
Condizioni di cancellazione proprie: cosa è ammesso
- Comunicarle prima della prenotazione: sul sito, nell’offerta o nella conferma. Condizioni introdotte dopo non valgono.
- Importi ragionevoli: le penali non devono superare il danno tipico.
- Ammettere la prova contraria: l’ospite deve poter dimostrare che il tuo danno è minore o nullo.
- Essere chiari: termini in giorni prima dell’arrivo, percentuale del prezzo totale, modalità di disdetta (per iscritto, via e-mail).
Modello: condizioni di cancellazione a scaglioni
Condizioni di cancellazione
La cancellazione è gratuita fino a 30 giorni prima dell’arrivo.
Per cancellazioni da 29 a 14 giorni prima dell’arrivo addebitiamo il 30% del prezzo totale,
da 13 a 3 giorni prima il 60%,
da 2 giorni prima dell’arrivo e in caso di mancato arrivo l’80%.
Si prega di disdire via e-mail. Se riusciamo a riaffittare, addebitiamo solo la perdita effettiva. L’ospite può dimostrare che il danno è stato minore. Consigliamo un’assicurazione annullamento viaggio.
Termini e percentuali sono solo un esempio – adattali alla tua stagione e all’occupazione.
No-show: quando l’ospite non arriva
Un no-show è un ospite con prenotazione confermata che non arriva senza avvisare. Viene trattato come una cancellazione il giorno dell’arrivo.
- Prima prova a contattare l’ospite e annota quando l’hai fatto.
- Fissa un orario limite: ad es. „Senza notizie teniamo la camera fino alle 18“ nella conferma.
- Segnala il no-show sul portale: Booking.com & co. offrono una funzione nell’area partner, di solito solo entro pochi giorni dalla data di arrivo – così non paghi commissioni.
- Fattura la perdita all’ospite. Il trattamento IVA dipende dal caso: chiedi al tuo commercialista.
Ridurre le perdite
- Chiedere un acconto: chi ha già pagato il 20–30% disdice prima – oppure arriva.
- Promemoria prima dell’arrivo: un’e-mail qualche giorno prima con indicazioni e orario di check-in riduce sensibilmente i no-show.
- Rendere visibili le condizioni nella conferma, nell’offerta e sul sito.
- Proporre un cambio data invece della cancellazione.
Come aiuta Stay-Board
- Le tue condizioni di cancellazione nel portale ospiti: ogni prenotazione ha una pagina per l’ospite con soggiorno, indicazioni e le tue condizioni – collegata nell’e-mail di conferma.
- Acconto tramite QR code: il portale può mostrare l’importo dell’acconto (in %) con un QR code per l’app della banca.
- E-mail automatica prima dell’arrivo con tutte le informazioni.
- Stato „Cancellata“ e „No-show“: le perdite restano tracciabili e non falsano le statistiche di fatturato.
- Cancellata sul portale = cancellata nel planning con la sincronizzazione.
Domande frequenti
Posso chiedere qualcosa anche senza condizioni di cancellazione proprie?
In Germania sì: l’ospite deve il prezzo meno le spese risparmiate, in pratica i forfait del 60–90%. Condizioni proprie rendono però tutto più chiaro.
Cosa vale per le prenotazioni tramite Booking.com o Airbnb?
Valgono le condizioni che hai impostato per l’annuncio sul portale. Il portale le mostra all’ospite e a volte gestisce direttamente le penali.
Comunicazione con gli ospiti prima dell’arrivo: vedi la guida al check-in online.
Meno perdite con il portale ospiti
Il portale ospiti di Stay-Board mostra a ogni ospite le tue condizioni di cancellazione e l’acconto tramite QR code, e invia automaticamente un promemoria prima dell’arrivo.
Scopri il portale ospiti