E-Rechnung für Hotels und Pensionen

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Viele kleine Hotels und Pensionen fragen sich: Betrifft mich das überhaupt? Die kurze Antwort: Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute, ausstellen spätestens ab 2028 – und zwar für alle Rechnungen an Firmen. Hier das Wichtigste im Überblick.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie automatisch einlesen, ohne dass jemand Beträge abtippt.

Wichtig: Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Ebenso wenig ein eingescanntes Papier oder ein Word-Dokument.

Die beiden gängigen Formate: ZUGFeRD und XRechnung

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher): eine PDF, in die die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Der Gast sieht eine ganz normale Rechnung, die Software der Firma liest die Daten aus. Für Hotels meist die praktischste Lösung.
• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Sie ist vor allem für Rechnungen an Behörden üblich und für Menschen ohne passendes Programm kaum lesbar.

Die einfachen ZUGFeRD-Profile „MINIMUM“ und „BASIC WL“ reichen nicht aus, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können – auch kleine Pensionen und Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
• Bis 31. Dezember 2026: Du darfst an Firmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1. Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen an Firmen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen noch ein Jahr bei Papier oder PDF bleiben.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Wann braucht ein Hotel eine E-Rechnung?

Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten Unternehmen in Deutschland sind. Für die Beherbergung heißt das:

• Privatgäste: keine E-Rechnung nötig – hier ändert sich nichts.
• Geschäftsreisende mit Rechnung auf die Firma: E-Rechnung nötig (nach Ablauf der Übergangsfristen). Das ist der typische Fall in Hotels und Monteurzimmern.
• Firmen mit Sitz im Ausland: keine Pflicht nach deutschem Recht. Eine E-Rechnung schadet aber nicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen, etwa für ein Abendessen oder eine einzelne kurze Übernachtung.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
• Behörden (Rechnungen an die öffentliche Hand) haben eigene Regeln: Hier ist oft eine XRechnung über ein Behördenportal mit Leitweg-ID verlangt. Frag im Zweifel bei der Stelle nach, die bucht.

Was du als Gastgeber jetzt tun solltest

1. Empfang sicherstellen: Lege eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest (z. B. von Lieferanten, Wäscherei, Buchungsportalen) und kläre, wie du XML-Rechnungen öffnest. Viele Buchhaltungsprogramme und kostenlose Viewer können das.
2. Umsatzgrenze prüfen: Lag dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht schon ab 2027.
3. Firmendaten bei der Buchung abfragen: Firmenname, Anschrift und – falls vorhanden – USt-IdNr. und Bestellnummer. Ohne diese Angaben lässt sich keine saubere Firmenrechnung erstellen.
4. Rechnungsprogramm prüfen: Kann deine Software ZUGFeRD (Profil EN 16931) oder XRechnung erzeugen? Wenn nicht, ist jetzt ein guter Zeitpunkt zum Wechseln.
5. Archivierung klären: Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original. Sie muss unverändert und lesbar aufbewahrt werden – ein ausgedrucktes Exemplar reicht nicht.

E-Rechnung in Stay-Board

Im Modul Rechnungserstellung ist jede Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-E-Rechnung (EN 16931): eine PDF, die Gäste wie gewohnt lesen und Firmen direkt in ihre Buchhaltung übernehmen. Du musst kein Format auswählen und nichts doppelt erstellen.

• USt-IdNr. und Bestellnummer des Firmenkunden lassen sich in der Rechnung hinterlegen.
• Die Rechnung geht direkt aus der App per E-Mail an den Gast oder die Firma.
• Ausgestellte Rechnungen sind gesperrt. Korrekturen laufen über „Rechnung korrigieren“ – Stornorechnung und neue Rechnung, wie es das Finanzamt verlangt.
• Mehrere Zimmer einer Gruppe lassen sich in einer Sammelrechnung abrechnen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Reicht es, wenn ich meine PDF-Rechnungen per E-Mail verschicke?

Bis Ende 2026 (bei kleineren Betrieben bis Ende 2027) ja, sofern der Empfänger einverstanden ist. Danach brauchen Firmenrechnungen ein strukturiertes Format. Eine ZUGFeRD-PDF erfüllt beides: Sie sieht aus wie bisher und ist trotzdem eine E-Rechnung.

Muss ich auch Privatgästen eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Privatgäste bekommen weiter eine normale Rechnung – eine ZUGFeRD-PDF ist für sie aber genauso lesbar.

Was ist, wenn der Gast die Rechnung erst nachträglich auf seine Firma haben will?

Dann muss die ursprüngliche Rechnung storniert und eine neue Rechnung auf die Firma ausgestellt werden. Deshalb lohnt es sich, schon bei der Buchung oder beim Check-in zu fragen, auf wen die Rechnung lauten soll.

Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich das?

Nur beim Empfang: Du musst E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können. Ausstellen musst du sie nicht, darfst es aber.

Hinweis: Dieser Ratgeber beschreibt die Rechtslage in Deutschland (Stand November 2026) und ersetzt keine Steuerberatung.

Mehr zu Pflichtangaben, MwSt und Rechnungsnummer findest du im Ratgeber Hotelrechnung.

← Zurück zum Ratgeber