Fattura elettronica in Germania per hotel e pensioni

Nota: questo articolo descrive le regole tedesche, che valgono per molti nostri clienti. In Italia e in Svizzera valgono regole proprie – trovi le differenze principali nel riquadro qui sotto.

Dal 1° gennaio 2025 in Germania la fattura elettronica tra aziende è obbligatoria. Per strutture con clienti aziendali tedeschi conta sapere: ricevere fatture elettroniche è già obbligatorio, emetterle lo sarà al più tardi dal 2028 – per tutte le fatture ad aziende.

Che cos’è una fattura elettronica – e cosa non lo è?

Una fattura elettronica è una fattura in un formato strutturato e leggibile da una macchina secondo la norma europea EN 16931. Il gestionale del destinatario la importa automaticamente, senza ricopiare gli importi.

Importante: una normale fattura PDF inviata per e-mail non è una fattura elettronica ai sensi di legge, anche se viaggia per via elettronica. Lo stesso vale per un documento scansionato o un file Word.

I due formati tedeschi: ZUGFeRD e XRechnung

• ZUGFeRD (dalla versione 2.0.1, profilo EN 16931 o superiore): un PDF con i dati della fattura incorporati come file XML. L’ospite vede una fattura normale, il software dell’azienda legge i dati. Per un hotel di solito la soluzione più pratica.
• XRechnung: un file XML puro, senza parte grafica. Si usa soprattutto per le fatture alla pubblica amministrazione.

I profili ZUGFeRD semplici „MINIMUM“ e „BASIC WL“ non bastano, perché non contengono tutti i dati obbligatori.

Le scadenze in Germania

• Dal 1° gennaio 2025: ogni azienda in Germania deve poter ricevere fatture elettroniche, comprese le piccole pensioni e i piccoli imprenditori esenti IVA. Basta una casella e-mail.
• Fino al 31 dicembre 2026: verso le aziende sono ancora ammesse fatture cartacee o PDF (il PDF con il consenso del destinatario).
• Dal 1° gennaio 2027: le aziende con un fatturato dell’anno precedente superiore a 800.000 € devono emettere fatture elettroniche verso le aziende. Le più piccole hanno un anno in più.
• Dal 1° gennaio 2028: tutte le aziende devono emettere fatture elettroniche verso altre aziende con sede in Germania.

Quando serve una fattura elettronica in un hotel tedesco?

L’obbligo vale solo se entrambe le parti sono aziende con sede in Germania:

• Ospiti privati: nessuna fattura elettronica – non cambia nulla.
• Chi viaggia per lavoro con fattura intestata all’azienda: fattura elettronica obbligatoria (dopo i periodi transitori).
• Aziende con sede all’estero: nessun obbligo secondo il diritto tedesco.
• Fatture di piccolo importo fino a 250 € lordi: escluse.
• Piccoli imprenditori esenti IVA (§ 19 UStG): non devono emettere, ma devono poter ricevere.
• Pubblica amministrazione: regole proprie, spesso XRechnung tramite portale con codice di instradamento (Leitweg-ID).

Cosa conviene fare adesso

1. Garantire la ricezione: un indirizzo e-mail fisso per le fatture in entrata e un modo per aprire i file XML.
2. Controllare la soglia di fatturato: sopra gli 800.000 € dell’anno precedente l’obbligo di emissione vale già dal 2027.
3. Chiedere i dati aziendali alla prenotazione: ragione sociale, indirizzo e, se disponibili, partita IVA e numero d’ordine.
4. Verificare il software di fatturazione: sa creare ZUGFeRD (profilo EN 16931) o XRechnung?
5. Organizzare la conservazione: per una fattura elettronica l’originale è il file strutturato; va conservato invariato e leggibile.

La fattura elettronica in Stay-Board

Nel modulo Fatturazione ogni fattura è automaticamente una fattura elettronica ZUGFeRD (EN 16931): un PDF che gli ospiti leggono come sempre e che le aziende tedesche e austriache importano direttamente nella contabilità.

• Partita IVA e numero d’ordine dell’azienda si possono indicare in fattura.
• La fattura parte direttamente dall’app via e-mail.
• Le fatture emesse sono bloccate; le correzioni passano da „Correggi fattura“ (storno e nuova fattura).
• Più camere di un gruppo si possono fatturare in un’unica fattura cumulativa.

Per la fatturazione elettronica italiana tramite SdI serve invece il formato FatturaPA, che Stay-Board non invia.

Domande frequenti

Basta inviare le mie fatture PDF per e-mail?

In Germania sì fino a fine 2026 (fine 2027 per le aziende più piccole), se il destinatario è d’accordo. Dopo, le fatture verso aziende devono essere in formato strutturato. Un PDF ZUGFeRD soddisfa entrambe le esigenze.

Devo inviare una fattura elettronica anche ai privati?

Secondo il diritto tedesco no: l’obbligo vale solo tra aziende. In Italia invece lo SdI riguarda anche i privati.

Questo articolo descrive la situazione giuridica in Germania (novembre 2026) e non sostituisce la consulenza di un commercialista.

Dati obbligatori, IVA e numerazione: vedi la guida alla fattura d’albergo.

← Torna alla guida