Facture électronique pour hôtels et maisons d’hôtes

Remarque : cet article décrit les règles allemandes, qui concernent une grande partie de nos clients. La France et la Suisse ont leurs propres règles – voir l’encadré ci-dessous.

Depuis le 1er janvier 2025, la facture électronique entre entreprises est obligatoire en Allemagne. Beaucoup de petits hôtels et maisons d’hôtes se demandent si cela les concerne. Réponse courte : il faut déjà pouvoir recevoir des factures électroniques, et il faudra en émettre au plus tard à partir de 2028 – pour toute facture adressée à une entreprise.

Qu’est-ce qu’une facture électronique – et qu’est-ce qui n’en est pas une ?

Une facture électronique est une facture dans un format structuré, lisible par machine, conforme à la norme européenne EN 16931. Le logiciel comptable du destinataire peut l’importer automatiquement, sans ressaisie des montants.

Important : une facture PDF classique envoyée par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la loi, même si elle est envoyée par voie électronique. Un document scanné ou un fichier Word non plus.

Les deux formats courants : ZUGFeRD et XRechnung

• ZUGFeRD (à partir de la version 2.0.1, profil EN 16931 ou supérieur) : un PDF dans lequel les données de la facture sont intégrées sous forme de fichier XML. Le client voit une facture normale, le logiciel de l’entreprise lit les données. C’est généralement la solution la plus pratique pour un hôtel. Ce format correspond au Factur-X français.
• XRechnung : un fichier XML pur, sans partie visuelle. Surtout utilisé pour les factures aux administrations, difficilement lisible sans logiciel adapté.

Les profils ZUGFeRD simples « MINIMUM » et « BASIC WL » ne suffisent pas, car ils ne contiennent pas toutes les mentions obligatoires.

Les délais en Allemagne

• Depuis le 1er janvier 2025 : toute entreprise en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques, y compris les petites maisons d’hôtes et les petites entreprises exonérées de TVA. Une adresse e-mail suffit.
• Jusqu’au 31 décembre 2026 : les factures papier ou PDF aux entreprises restent autorisées (PDF avec l’accord du destinataire).
• À partir du 1er janvier 2027 : les entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente dépasse 800 000 € doivent émettre des factures électroniques aux entreprises. Les plus petites peuvent rester un an de plus au papier ou au PDF.
• À partir du 1er janvier 2028 : toutes les entreprises doivent émettre des factures électroniques pour leurs factures à d’autres entreprises établies en Allemagne.

Quand un hôtel a-t-il besoin d’une facture électronique ?

L’obligation ne s’applique que si les deux parties sont des entreprises établies en Allemagne. Pour l’hébergement, cela signifie :

• Clients particuliers : pas de facture électronique – rien ne change.
• Voyageurs d’affaires avec facture au nom de l’entreprise : facture électronique obligatoire (après les périodes de transition). C’est le cas typique dans les hôtels.
• Entreprises établies à l’étranger : pas d’obligation selon le droit allemand, mais une facture électronique ne pose aucun problème.
• Factures de faible montant jusqu’à 250 € TTC : exemptées, par exemple pour un dîner ou une courte nuitée.
• Petites entreprises exonérées de TVA (§ 19 UStG) : pas d’obligation d’émettre, mais elles doivent pouvoir recevoir.
• Administrations : règles propres, souvent une XRechnung via un portail public avec un identifiant d’acheminement (Leitweg-ID).

Ce que vous devriez faire dès maintenant

1. Assurer la réception : définir une adresse e-mail fixe pour les factures entrantes (fournisseurs, blanchisserie, plateformes de réservation) et savoir comment ouvrir une facture XML. De nombreux logiciels comptables et visionneuses gratuites le permettent.
2. Vérifier le seuil de chiffre d’affaires : au-delà de 800 000 € l’année précédente, l’obligation d’émission s’applique dès 2027.
3. Demander les données de l’entreprise à la réservation : raison sociale, adresse et, si disponibles, numéro de TVA intracommunautaire et numéro de commande.
4. Vérifier votre logiciel de facturation : sait-il produire du ZUGFeRD (profil EN 16931) ou de la XRechnung ?
5. Organiser l’archivage : pour une facture électronique, c’est le fichier structuré qui fait foi. Il doit être conservé inchangé et lisible – une version imprimée ne suffit pas.

La facture électronique dans Stay-Board

Dans le module Facturation, chaque facture est automatiquement une facture électronique ZUGFeRD (EN 16931) : un PDF que les clients lisent comme d’habitude et que les entreprises importent directement dans leur comptabilité.

• Le numéro de TVA et le numéro de commande de l’entreprise peuvent être indiqués sur la facture.
• La facture part directement de l’application par e-mail.
• Les factures émises sont verrouillées. Les corrections passent par « Corriger la facture » – facture d’annulation et nouvelle facture.
• Plusieurs chambres d’un groupe peuvent être réunies sur une facture globale.

Questions fréquentes sur la facture électronique

Suffit-il d’envoyer mes factures PDF par e-mail ?

En Allemagne, oui jusqu’à fin 2026 (fin 2027 pour les plus petites entreprises), si le destinataire est d’accord. Ensuite, les factures aux entreprises doivent être dans un format structuré. Un PDF ZUGFeRD remplit les deux conditions.

Dois-je envoyer une facture électronique aux particuliers ?

Non. L’obligation ne concerne que les relations entre entreprises. Un PDF ZUGFeRD reste parfaitement lisible pour un particulier.

Et si le client veut une facture au nom de son entreprise après coup ?

Il faut alors annuler la facture d’origine et en émettre une nouvelle au nom de l’entreprise. D’où l’intérêt de poser la question dès la réservation ou l’arrivée.

Cet article décrit la situation juridique en Allemagne (novembre 2026) et ne remplace pas un conseil fiscal.

Mentions obligatoires, TVA et numéro de facture : voir le guide de la facture d’hôtel.

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